KLINFO 156 Registrierung der Signatureinheit

Registrierung der Signatureinheit von Registrierkassen

Da es sich hier um ein heißes Thema handelt, wollen wir noch einmal auf die Registrierkassenpflicht und auf die ab 01.04.2017 verpflichtende Registrierung beim Finanzamt hinweisen.

Registrierkassenpflicht:

Jeder Unternehmer mit einem Jahresumsatz von 15.000 EUR, wobei mindestens 7.500 EUR bar umgesetzt werden, unterliegt der Registrierkassenpflicht.

Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, die Hingabe von Barschecks, sowie vom Unternehmer ausgegebener und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen.

Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht bestehen nur für Umsätze im Freien, Hütten-, Buschenschank- und Kantinenumsätze sowie Automatenumsätze und Umsätze von begünstigten Körperschaften.

Registrierung:

Jeder Unternehmer, der der Registrierkassenpflicht unterliegt, muss für jede Kassa eine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit erwerben. Diese Einheiten müssen anschließend beim Finanzamt mittels FinanzOnline registriert werden.

Hierzu werden einige Daten benötigt:
  • Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates
  • Art der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit
  • Kassenidentifikationsnummern der mit den Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten zu verbindenden Registrierkasse
  • frei wählbaren Benutzerschlüssel.

Diese Registrierung hat bei Inbetriebnahme vor dem 01.04.2017 bis spätestens 01.04.2017 zu erfolgen. Bei Inbetriebnahme nach dem 01.04.2017 hat die Registrierung binnen einer Woche zu erfolgen.

Unmittelbar nach der Registrierung ist anhand des Startbeleges die Signatur zu überprüfen. Das Prüfergebnis ist zu protokollieren und zusammen mit dem Startbeleg mindestens 7 Jahre aufzubewahren.

Funktion der Signatureinheit:

Die Aufgabe der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit ist es jeden Beleg elektronisch zu „signieren". Auf jedem Beleg ist ein QR-Code (oder Link) anzudrucken, der Signaturinformationen enthält. Durch diese Signierung werden die einzelnen Belege und die in ihnen enthaltenen Barumsätze chronologisch miteinander verknüpft. Hierdurch können Manipulationen an Belegen an der Unterbrechung der Verknüpfung erkannt werden.

Inbetriebnahme und Betrieb der Signatureinheit:

Wir empfehlen Ihnen sich das Video des BMF hierzu anzusehen:

https://bmf-webtv.ots.at/aktuell/informationsvideo-in-5-schritten-zur-legalen-registrierkasse

Kurz zusammengefasst:
  • Die Signatureinheit für Ihre Registrierkasse muss von einem zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter oder dessen Registrierungsstelle erworben werden (manche Kassenhersteller bzw. Verkäufer übernehmen die Abwicklung).
  • Für Ihre bestehende Registrierkasse wird meist zumindest ein Software-Update erforderlich sein, um eine Verbindung der Registrierkasse mit der Signaturkarte zu ermöglichen. Alle bis zur Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse aufgezeichneten Geschäftsfälle sollten vor der Initialisierung gesondert abgespeichert werden.
  • Nach der Initialisierung ist ein Startbeleg mit dem Betrag Null zu erstellen. Der Startbeleg ist unbedingt aufzubewahren. Nun können sie grundsätzlich mit Ihrer Registrierkasse in Betrieb gehen.
  • Bis spätestens 31.3.2017 ist die Sicherheitseinheit und Registrierkasse beim Finanzamt zu registrieren (bei Inbetriebnahme ab 1.4.2017 binnen einer Woche nach Startbelegerstellung). Je nach Ausstattung des Systems (ohne oder mit Internetzugang) sind die notwendigen Daten entweder im FinanzOnline einzugeben oder können vom System direkt übermittelt werden.
  • Im Anschluss (spätestens bis 31.3.2017 oder binnen einer Woche nach Registrierung) muss der erstellte Startbeleg mittels App des Finanzministeriums „BMF Belegcheck" auf seine Richtigkeit überprüft werden. In die App ist einmalig der Authentifizierungscode aus der FinanzOnline-Registrierung einzugeben.

Setzten Sie sich bitte mit Ihrem Kassenhersteller bzw. Verkäufer in Verbindung bevor Sie ihre Signatureinheit aktivieren um den richtigen Ablauf für ihre Kassen in Erfahrung zu bringen.

Nach der Inbetriebnahme der Signatureinheit ist weiters darauf zu achten, dass als letzter Barumsatz eines jeden Monats ein sogenannter Monatsbeleg mit dem Betrag Null zu erstellen ist. Der Monatsbeleg des Dezembers ist somit der letzte Barumsatz des Jahres und wird Jahresbeleg genannt. Dieser Jahresbeleg ist so wie der Startbeleg mit der „BMF Belegcheck" APP zu prüfen und aufzubewahren.

Ausfall der Kassa / Signiereinheit:

Sollte es zu einem Diebstahl, Verlust, Funktionsverlust, nicht nur vorübergehendem Ausfall oder Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung oder der Registrierkasse selbst kommen, so ist dies dem Finanzamt anzuzeigen.

Bei jedem Ausfall der Signatureinheit sind die Barumsätze auf einer anderen Registrierkasse zu erfassen, die über eine aufrechte Verbindung zu einer Signatureinheit verfügt.

Bei jedem Ausfall einer Registrierkasse sind die Barumsätze auf anderen Registrierkassen zu erfassen. Sollte dies nicht möglich sein, sind die Barumsätze händisch zu erfassen und Zweitschriften der Belege aufzubewahren. Nach der Fehlerbehebung sind die Einzelumsätze anhand der aufbewahrten Zweitschriften nachzuerfassen und die Zweitschriften dieser Zahlungsbelege aufzubewahren.

Die Registrierung per FinanzOnline und etwaige Ausfallsmeldungen können wir Ihnen als Service anbieten.

Bei Fragen zu dieser Materie können Sie sich wie gewohnt an uns wenden.

Mit freundlichen Grüßen

A & T Wirtschaftstreuhand GmbH

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